Спецоценка от начала до конца. Разбор каждого этапа.

Этап 1: Принятие решения о необходимости проведения СОУТ. Как понять, нужно ли вам проводить СОУТ?

В каких случаях спецоценку проводить нужно?

Плановая СОУТ проводится в двух случаях:

  1. Вы открыли предприятие и наняли сотрудников по трудовому договору. Учтите, что спецоценка касается только работников, принятых в штат именно по трудовому договору (гражданско-правовой договор не подойдет) и, конечно же, СОУТ не проводится для сотрудников, которые не трудоустроены в вашей организации. Для того, чтобы вновь организованному юридическому лицу провести СОУТ на рабочих местах, дается год.
  2. Выходит 5-летний срок с даты проведения спецоценки. Обратитесь к схеме ниже

Внеплановая СОУТ всегда связана с наступлением изменяющих условия труда обстоятельств. А именно:

  1. ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест. Здесь важно не путать с переименованием рабочего места. Если ставка менеджера по кадрам переименована в ставку специалиста по кадрам и не повлекла за собой изменений в трудовой функции и условиях труда, это не вновь организованное рабочее место, здесь внеплановая СОУТ не нужна. А вот если раньше кадрами занимался бухгалтер, а теперь вводится штатная единица кадровика – это новое рабочее место. Провести по нему СОУТ нужно в течение года с даты ввода рабочего места в штатное расписание.
  2. изменение технологического процесса, замена производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников. Также дается 12 месяцев со дня наступления изменяющего обстоятельства.
  3. получение предписания государственного инспектора труда о проведении внеплановой СОУТ в связи с выявленными в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушениями требований ФЗ-426 «О спецоценке условий труда» или государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации. Срок проведения СОУТ составит 6 месяцев.
  4. изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников. Срок проведения СОУТ также составит 6 месяцев.
  5. изменение применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты, способное оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников. Срок проведения СОУТ 6 месяцев.
  6. произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов. Срок проведения СОУТ 6 месяцев.
  7. наличие мотивированных предложений выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников о проведении внеплановой СОУТ, в том числе подготовленных по замечаниям и возражениям работника относительно результатов специальной оценки условий труда, проведенной на его рабочем месте, представленных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 5 Федерального закона № 426-ФЗ в письменном виде в выборный орган первичной профсоюзной организации или иной представительный орган работников. Срок тот же, 6 месяцев.

В каких случаях спецоценку проводить не нужно?

  • Во-первых, СОУТ вообще не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, или с работодателями — религиозными организациями, зарегистрированными в соответствии с ФЗ-125 от 26.09.1997 года. Если среди ваших сотрудников есть работники «на удаленке», и это прописано в трудовом договоре, такие рабочие места не оцениваются. Если в трудовом договоре о месте нахождения рабочего места ничего не сказано, считается, что работник трудится по месту нахождения предприятия, и для таких сотрудников СОУТ должна быть проведена.
  • Во-вторых, несмотря на то, что декларация соответствия условий труда действительна в течение пяти лет, по закону если не произошло ни одного вышеперечисленного повода для проведения внеплановой СОУТ, срок действия декларации считается продленным на следующие пять лет. В таком случае проводить спецоценку или вновь подавать декларацию не нужно.

До января 2020 года датой начала действия отчета по спецоценке считалась дата его утверждения (подписания).

С 2020 года такой датой считается дата выгрузки отчета во ФГИС СОУТ.

  • В-третьих, изменение имени, фамилии или отчества работодателя — индивидуального предпринимателя также не влечет за собой проведение СОУТ.
  • В-четвертых, реорганизации работодателя — юридического лица – не повод для проведения внеплановой спецоценки в случае, когда новое юридическое лицо в части трудовых отношений стало правопреемником предыдущего.
  • В-пятых, изменение наименования рабочего места или структурного подразделения само по себе не является поводом для внеплановой СОУТ, если у работника ничего не меняется, кроме названия должности или отдела.

Однако если такое переименование предусматривает изменение трудовой функции, места нахождения рабочего места, иное оборудование, материалы, сырье, технологический процесс, отличное время рабочей смены или ВЛИЯЕТ НА ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПО ВРЕДНОСТИ ИЛИ ПЕНСИОННЫЕ ЛЬГОТЫ, СОУТ сделать нужно.

Решение о не проведении внеплановой СОУТ должно приниматься комиссией по спецоценке  и оформляться в письменном виде.

Этап 2: Cоздание приказа об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда; утверждение графика проведения СОУТ

После принятия решения о необходимости провести СОУТ, нужно приказом назначить комиссию по ее проведению и определить порядок ее деятельности. Число членов комиссии по СОУТ (включая ее председателя) должно быть нечетным.

Кого включать в комиссию?

Закон не дает строгих указаний, кого назначить председателем комиссии по СОУТ. Им может быть как директор, так и руководитель структурного подразделения, специалист по охране труда – «Комиссию возглавляет работодатель или его представитель». Обычно председатель комиссии это начальник, главврач, заведующий, инженер по охране труда, но возможны и другие варианты.

Членом комиссии может быть любой работник предприятия, но обычно в состав включают ответственных за охрану труда, кадры и финансы.

Кроме того, если на вашем предприятии есть какой-либо представительный орган работников (например, первичная профсоюзная организация), то его представитель и специалист по охране труда в комиссию включаются в обязательном порядке.

Обычно если предприятие большое, проблем с составом комиссии не возникает. А что делать, если вас двое? Или Вы один?

Для малого предпринимательства закон дает возможность включать в состав комиссии индивидуального предпринимателя лично, руководителя организации, любых сотрудников организации, представителей профсоюзных органов, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовому договору для осуществления функций специалиста по охране труда.

Для микропредприятий вопрос решается проще. Полномочия комиссии исполняет сам работодатель — индивидуальный предприниматель лично, руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник. То есть в приказе может быть один человек, только он исполняет не роль члена комиссии, а роль всей комиссии целиком.

Приказ – это отправная точка для спецоценки, поэтому датируем его не позднее договора с организацией, которая будет проводить СОУТ, и уж никак не позднее начала работ.

Смысл приказа – назначить ответственных внутри предприятия за ее проведение и определиться с графиком проведения СОУТ – в нем расписываются все этапы и сроки выполнения работ. График – это обязательное приложение к приказу.

Этап 3: Подготовка перечня рабочих мест, на которых будет проводиться СОУТ

По рабочим местам, на которых планируется проведение спецоценки, сделайте выписку из штатного расписания, включающую название структурного подразделения, название должности и количество ставок по каждой, внесите в этот перечень ФИО и СНИЛС сотрудников, а далее дополните его информацией:

  • о количестве сотрудников, количестве женщин, лиц с инвалидностью и несовершеннолетних на каждом рабочем месте
  • о продолжительности рабочей смены по каждой должности
  • об используемом оборудовании, материалах и сырье
  • о том, проводилась ли ранее СОУТ на каждом рабочем месте из списка (если да, какой был присвоен номер рабочего места, класс (подкласс) условий труда)
  • какие гарантии и компенсации за вредные условия труда сейчас фактически получает сотрудник – повышенную оплату труда, дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, молоко, лечебно-профилактическое питание, прохождение медицинских осмотров. Добавьте пункт, имеет ли работник данной профессии право выйти на пенсию досрочно по вредности.

Обратите внимание! Есть профессии с изначально сокращенным рабочим днем. С всегда положенным доп. отпуском или льготным выходом на пенсию. Например, это работники образования и медики. Ваш отдел кадров должен четко видеть разницу между гарантиями и компенсациями за вредные условия труда и гарантиями и компенсациями из-за особенностей профессии.

Эксперта по СОУТ будет интересовать только первое – гарантии и компенсации, которые сейчас даются сотруднику или по результатам предыдущей СОУТ (АРМ) (то есть сейчас у рабочего места класс условий труда 3.1-3.4, 4), или по Постановлению № 298/П-22 от 25.10.1974 г., или по коллективному договору с обязательным в нем указанием, что гарантии даются именно за вредные условия труда.

Если гарантии и компенсации, которые вы даете работникам, относятся к Постановлениям Правительства № 781 от 29.10.2002 г., № 482 от 06.06.2013 г., № 101 от 14.02.2003 г., указывать их в перечне рабочих мест не нужно.

В этот же перечень внесите информацию о произошедших несчастных случаях на предприятии за последние 5 лет, случаях производственного травматизма и (или) установления профессионального заболевания, возникших в связи с воздействием на работника на его рабочем месте вредных и (или) опасных производственных факторов.

Этап 4: Выбор подрядчика

В отличие от оценки профессиональных рисков, спецоценку условий труда может проводить только организация, четко соответствующая следующим требованиям:

  • указание в уставных документах в качестве основного вида деятельности или одного из видов деятельности проведение специальной оценки условий труда – 71.20.7
  • наличие в организации не менее пяти экспертов, работающих по трудовому договору и имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке условий труда, в том числе не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей — общая гигиена, гигиена труда, санитарно-гигиенические лабораторные исследования.
  • наличие в качестве структурного подразделения испытательной лаборатории (центра), которая аккредитована национальным органом по аккредитации в соответствии с законодательством Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации и областью аккредитации которой является проведение исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса
  • также рекомендуем проверить через сайт роструда, что организация имеет право на проведение спецоценки, что ее деятельность не приостановлена и не прекращена.

Если все в порядке, предоставьте подрядчику реквизиты, штатное расписание, приказ и график, а также подготовленный перечень рабочих мест. После согласования стоимости работ смело заключайте договор.

Обратите внимание, что договор нельзя заключать задними числами! Организация, проводящая специальную оценку условий труда, в течение 5 рабочих дней со дня заключения договора о проведении СОУТ обязана передать в информационную систему учета (ФГИС СОУТ) название вашего предприятия, ИНН, КПП, получить для предстоящей спецоценки идентификационный номер и до начала выполнения работ сообщить его вам.

Этап 5: Идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов. Составление перечня рабочих мест с учетом аналогичных.

Идентификацию вредных/опасных производственных факторов эксперт проведет следующим образом:

1. проанализирует пожелания ваших сотрудников по измерению вредных/опасных производственных факторов и проведению спецоценки, если таковые имеются. Эти сведения вы можете собрать путем опроса сотрудников, сбора таких пожеланий в письменном виде.

2. запросит всю необходимую информацию по трудовому процессу и на ее основании определит, какие вредные/опасные производственные факторы на каких рабочих местах предстоит измерить.

3. выявит аналогичные рабочие места.

Что такое аналогичные рабочие места?

По закону аналогичными рабочими местами признаются рабочие места, которые расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях (производственных зонах), оборудованных одинаковыми (однотипными) системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения, на которых работники работают по одной и той же профессии, должности, специальности, осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени при ведении однотипного технологического процесса с использованием одинаковых производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья и обеспечены одинаковыми средствами индивидуальной защиты.

То есть требования к аналогичным местам следующие:

— одинаковое название должности

— одинаковое время трудовой смены

— одинаковая или одна и та же система освещения, кондиционирования, вентиляции в рабочем помещении

— одинаковое оборудование, одни и те же используемые материалы и сырье

— один и тот же технологический процесс, одна и та же трудовая функция

— одинаковое время воздействия идентифицированных вредных и (или) опасных производственных факторов.

Самый простой пример аналогичных рабочих мест  –  два менеджера, работающих с 09:00 до 18:00 целый день в офисе друг напротив друга. Однако подводных камней очень много. Например, если одно рабочее место оборудовано настольной лампой, а другое нет, или если у одного менеджера работа разъездного характера, а у другого нет – это не аналогичные рабочие места. В первом случае из-за разной системы освещения, во-втором – из-за разного времени воздействия такого источника вредного фактора, как освещение.

Для чего рабочие места признавать аналогичными?

Чтобы сэкономить в дальнейшем ваши средства и время эксперта, т.к. измерения проводятся только на 20% аналогичных рабочих мест, то есть, если на вашем предприятии аналогичными наш эксперт признает 10 рабочих мест, замеры он проведет только на двух, а оплатите вы только одно (основное), за аналогичные рабочие места мы не выставим вам счет, вместе с тем СОУТ на всех 10 будет считаться проведенной.

Результатом работ по идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов станет перечень рабочих мест с указанием:

  • индивидуального номера рабочего места (он присваивается по желанию заказчика, за исключением номеров, присвоенных в ваших предыдущих отчетах после 01.01.2020г. – такие номера закрепляются за конкретными рабочими местами для всех последующих спецоценок)
  • наименования рабочего места и источников вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса
  • численности работников, занятых на данном рабочем месте
  • наличия аналогичных рабочих мест
  • наименования вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса и продолжительности их воздействия на работника в течение рабочего дня

Этап 6: Исследования (испытания) и измерения вредных и (или) опасных производственных факторов

Пришло время определиться с датой/датами проведения измерений. Вместе с членами комиссии спрогнозируйте, в какие дни все сотрудники будут находиться на своих рабочих местах, а рабочий процесс будет идти полным ходом. Обсудите с нашим специалистом возможность выезда на предприятие именно в эти дни.

Так как ваши работники имеют право принимать участие в процессе проведения спецоценки, уведомьте их о дате проведения измерений, возможно, к этому времени у них возникнут дополнительные вопросы. Наш сотрудник на них обязательно ответит.

В оговоренное время специалист или несколько специалистов подъедут для осуществления замеров. Конечно же, нужно позаботиться о том, чтобы их с оборудованием впустили на предприятие и проводили к рабочим местам. Это существенно ускорит процесс работы. Дополнительно ко дню проведения измерений готовиться не нужно, на предприятии должен быть обычный трудовой день.

Замеры могут занимать длительное время, но, как правило, их проведение не отвлекает сотрудников от выполнения трудовых обязанностей. Результаты измерений специалист будет фиксировать на бумажный носитель.  При проведении исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов специалистом применяются утвержденные и аттестованные в порядке, установленном законодательством РФ, методики (методы) измерений и соответствующие им средства измерений, прошедшие поверку и внесенные в Федеральный информационный фонд по обеспечению единства измерений, и (или) методики (методы) измерений, предназначенные для выполнения прямых измерений, и соответствующие им средства измерений утвержденного типа, прошедшие поверку. Все используемые приборы и методы специалист укажет в отчете по спецоценке.

Этап 7: Оформление отчета

По каждому рабочему месту наш специалист оформит карту спецоценки и протоколы измерений вредных/опасных производственных факторов с присвоением класса условий труда.

В протоколах будут зафискированы:

  • Дата измерения, используемые приборы, методы исследования и оценки вредных/опасных производственных факторов
  • Наименование вашего предприятия, структурного подразделения и рабочего места
  • Место нахождения предприятия и место проведения измерений
  • Индивидуальный номер рабочего места, код профессии по ОК 016-94
  • Источники вредных факторов (для ряда протоколов)
  • Наименование рабочей зоны, рабочая операция (для ряда протоколов), цифровые значения измерений вредного фактора в рабочей зоне, время воздействия вредного фактора в данной рабочей зоне на сотрудника. Рабочих зон может быть несколько
  • Присвоенный класс условий труда:

1 класс — оптимальные условия труда: воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов отсутствует или уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда и принятые в качестве безопасных для человека, и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности работника.

2 класс — допустимые условия труда: на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, а измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается во время регламентированного отдыха или к началу следующего рабочего дня (смены).

3 класс — вредные условия труда: уровни воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, в том числе:

  • подкласс 3.1 (вредные условия труда 1 степени) — условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, после воздействия которых измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается, как правило, при более длительном, чем до начала следующего рабочего дня (смены), прекращении воздействия данных факторов, и увеличивается риск повреждения здоровья;
  • подкласс 3.2 (вредные условия труда 2 степени) — условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию начальных форм профессиональных заболеваний или профессиональных заболеваний легкой степени тяжести (без потери профессиональной трудоспособности), возникающих после продолжительной экспозиции (пятнадцать и более лет);
  • подкласс 3.3 (вредные условия труда 3 степени) — условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию профессиональных заболеваний легкой и средней степени тяжести (с потерей профессиональной трудоспособности) в период трудовой деятельности;
  • подкласс 3.4 (вредные условия труда 4 степени) — условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны привести к появлению и развитию тяжелых форм профессиональных заболеваний (с потерей общей трудоспособности) в период трудовой деятельности.

4 класс — опасными условиями труда являются условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых в течение всего рабочего дня (смены) или его части способны создать угрозу жизни работника, а последствия воздействия данных факторов обусловливают высокий риск развития острого профессионального заболевания в период трудовой деятельности.

В картах спецоценки рабочего места будут зафиксированы:

  1. Наименование и реквизиты вашего предприятия, адрес, ФИО руководителя, адрес электронной почты
  2. Наименование и номер рабочего места, выпуск ЕТКС, ЕКС, количество и номера аналогичных рабочих мест,  наименование структурного подразделения
  3. Численность сотрудников на рабочем месте, количество среди них женщин, несовершеннолетних и лиц с инвалидностью
  4. СНИЛС работников

Обращаем ваше внимание, что СНИЛС сотрудников предоставляются организации-подрядчику в обязательном порядке, так как по закону страховой номер, наряду с остальными сведениями, должен быть передан в систему ФГИС СОУТ после утверждения отчета

  1. Используемые на рабочем месте оборудование, материалы и сырье
  2. Итоговый класс условий труда с учетом результатов по каждому вредному и (или) опасному фактору
  3. Сравнительная таблица фактического наличия гарантий и компенсаций за вредные условия труда, предоставляемых сотруднику до проведения спецоценки, и гарантий  и компенсаций, которые необходимо предоставлять работнику после ее проведения с учетом присвоенного класса условий труда.

В таблицу включены:

  • Повышенная оплата труда работника (работников)
  • Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
  • Сокращенная продолжительность рабочего времени
  • Молоко или другие равноценные пищевые продукты
  • Лечебно — профилактическое питание
  • Право на досрочное назначение страховой пенсии
  • Проведение медицинских осмотров
  1. Рекомендации по улучшению условий труда, по режимам труда и отдыха, по подбору работников

Помимо протоколов измерений и карт СОУТ по каждому рабочему месту, в отчет включаются следующие результаты проведения спецоценки:

  1. Титульный лист
  2. Сведения об организации, проводящей СОУТ
  3. Перечень рабочих мест, на которых проводилась спецоценка, с указанием вредных и (или) опасных производственных факторов, которые идентифицированы на данных рабочих местах
  4. Заключение эксперта по результатам проведения идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов
  5. Заключение эксперта по результатам специальной оценки условий труда
  6. Сводная ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда
  7. Перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда

Этап 8: Проверка отчета

После оформления результатов спецоценки специалист ООО «Эксперт Экология» отправит их вам на проверку и согласование по электронной почте.

На что обратить внимание?

Проверьте по буквам название предприятия, структурных подразделений, рабочих мест, реквизиты и адрес места нахождения и осуществления деятельности.

Обратите пристальное внимание на сводную ведомость – это результат работ с указанием классов условий труда по каждому рабочему месту и по каждому вредному и (или) опасному производственному фактору; в ней же сверьте общее количество рабочих мест на предприятии (во ФГИС СОУТ по вашему предприятию подается не только количество рабочих мест, на которых проводилась СОУТ, но и общее количество рабочих мест на всем предприятии, отдельно подаются сведения о количестве работающих женщин, несовершеннолетних, лиц с инвалидностью).

Просмотрите карты спецоценки рабочих мест – в строке 040 вы увидите гарантии и компенсации, которые вы обязаны предоставить сотруднику по результатам спецоценки; в строке 050 карты указаны рекомендуемые мероприятия по улучшению условий труда. Также проверьте ФИО и СНИЛС сотрудников.

Ознакомьтесь с перечнем рекомендуемых мероприятий по улучшению условий труда для работников с классами условий труда 3.1 – 3.4, 4, оцените возможность и целесообразность предлагаемых экспертом мер управления условиями труда. Это важно, т.к. эти мероприятия нужно будет провести. На этом этапе при необходимости вносите коррективы, обсуждайте с подрядчиком все интересующие моменты и задавайте вопросы, сейчас — самое время!

Проверка материалов на бумажном носителе

Итак, вы согласовали отчет по спецоценке в печать. Мы предоставим Вам его лично или направим почтой России, вышеизложенные материалы будут подписаны ответственными лицами предприятия и разложены в папке по порядку рабочих мест. Первый файл будет содержать все сводные документы, последующие – индивидуальные материалы на каждое рабочее место (карту и протоколы измерений).

С момента направления/передачи  отчета на бумажном носителе все ваши с подрядчиком действия очень четко регламентированы законом.

Согласно ФЗ-426 на утверждение отчета у вас будет 30 календарных дней с даты его направления. Именно с даты направления, а не с даты получения, поэтому мы уведомим вас, когда отчет направлен почтой России. Если отчет передается вам лично, 30-дневный срок будет исчисляться с даты передачи.

Еще раз внимательно проверьте материалы, как проверяли их в электронном виде. Не спешите. Пусть все члены комиссии ознакомятся с картами спецоценки и сводными документами, убедятся, что нет разногласий. Отчет на бумажном носителе мы советуем также обсудить с руководством предприятия, бухгалтерией и отделом кадров – в 50% случаев у них возникнут замечания.

Если возникнет необходимость исправить и перепечатать отчет, специалист это сделает и предоставит его вам вновь. Но это не сэкономит ни наше, ни ваше время, поэтому все же лучше более тщательно проверять отчет в электронном виде.

Этап 9: Утверждение (подписание) отчета

Ну что ж, вы готовы утвердить отчет. Днем утверждения отчета необходимо создать приказ о завершении СОУТ. Его основные тезисы:

  1. Работу по специальной оценке условий труда считать завершенной.
  2. Работу комиссии по специальной оценке условий труда признать удовлетворительной.
  3. Утвердить отчет о проведении специальной оценки условий труда. 
  4. Утвердить План мероприятий по улучшению условий труда.
  5. Организовать ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда под подпись.
  6. Назначить работникам льготы и компенсации согласно результатам специальной оценки условий труда со дня передачи сведений в систему учета ФГИС СОУТ

В отчете сначала подписи и даты ставят члены комиссии. Они расписываются напротив своих фамилий в картах спецоценки каждого рабочего места и в сводных документах, в которых предусмотрена их подпись. После этого члены комиссии подписывают титульный лист отчета.

Во всех открытых датах ставятся реальные текущие числа! В документах, утвержденных вашей комиссией в день идентификации, должна стоять, соответственно, дата идентификации.

Отдельно посвятите время перечню мероприятий. Для структурных подразделений, в которых класс условий труда по результатам СОУТ оптимальный (1) или допустимый (2), во всех столбцах будут стоять пробелы. Заполните графы «срок выполнения» и «структурные подразделения, привлекаемые для выполнения» для мероприятий, предлагаемых осуществить для рабочих мест с вредным и (или) опасным классом условий труда (3.1-3.4, 4). Срок исполнения мероприятия законодателем не закреплен, однако, по логике, он должен составлять не более 5 лет. Исходите из технических и финансовых возможностей вашей организации.

Подписание может затянуться во времени, соответственно, дат будет несколько, ЭТО НОРМАЛЬНО. Главное, чтобы хронологически последним датировался титульный лист, и чтоб отчет утверждал последним председатель комиссии.

Дата, которую председатель комиссии поставит напротив своей подписи в титульном листе, будет считаться датой утверждения отчета.

Этап 10: Уведомление организации-подрядчика об утверждении отчета

Далее в течение трех рабочих дней со дня утверждения отчета по закону вы обязаны уведомить нас об этом любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтверждения факта такого уведомления. Проще всего направить по электронной почте скан-копию подписанного титульного листа. После этого необходимо направить в наш адрес копию утвержденного отчета заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Этап 11: Выгрузка отчета во ФГИС СОУТ

Внесение сведений во ФГИС СОУТ – один из самых важных этапов работ по спецоценке, его можно смело считать «точкой невозврата». Только после выгрузки отчета в данную систему учета он считается действительным.

После того, как вы уведомите нас об утверждении отчета, мы выгрузим его в систему ФГИС СОУТ, причем на это у нашей организации будет не более 10 рабочих дней с даты его утверждения.

Если по каким-то причинам в течение двух недель с даты подписания отчета вы не уведомили об этом организацию-подрядчика, выгрузка такого отчета грозит серьезным штрафом

Сама система ФГИС СОУТ – это федеральная государственная информационная система учета результатов проведения специальной оценки условий труда, она существует для организации сбора, обработки и хранения данных по вопросам охраны труда. За ее функционирование и безопасность отвечает Министерство труда и социальной защиты РФ.

Какие данные передаются во ФГИС СОУТ и кто имеет к ним доступ, можно почитать здесь.

После передачи данных во ФГИС СОУТ наша организация направит вам соответствующее уведомление с обязательным указанием даты выгрузки, приложите его к отчету. Теперь ваш отчет по спецоценке действителен.

По закону только с даты внесения сведений во ФГИС СОУТ вы можете применять результаты спецоценки

Результаты СОУТ могут применяться для:

  1. разработки и реализации мероприятий, направленных на улучшение условий труда работников;
  2. информирования работников об условиях труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения их здоровья, о мерах по защите от воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов и о полагающихся работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, гарантиях и компенсациях;
  3. обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, а также оснащения рабочих мест средствами коллективной защиты;
  4. осуществления контроля за состоянием условий труда на рабочих местах;
  5. организации в случаях, установленных законодательством РФ, обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников;
  6. установления работникам предусмотренных ТК РФ гарантий и компенсаций;
  7. установления дополнительного тарифа страховых взносов в ПФ РФ с учетом класса условий труда на рабочем месте;
  8. расчета скидок (надбавок) к страховому тарифу на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  9. обоснования финансирования мероприятий по улучшению условий и охраны труда, в том числе за счет средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  10. подготовки статистической отчетности об условиях труда;
  11. решения вопроса о связи возникших у работников заболеваний с воздействием на работников на их рабочих местах вредных/опасных производственных факторов, а также расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  12. рассмотрения и урегулирования разногласий, связанных с обеспечением безопасных условий труда, между работниками и работодателем и (или) их представителями;
  13. определения в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, и с учетом государственных нормативных требований охраны труда видов санитарно-бытового обслуживания и медицинского обеспечения работников, их объема и условий их предоставления;
  14. принятия решения об установлении предусмотренных трудовым законодательством ограничений для отдельных категорий работников;
  15. оценки уровней профессиональных рисков;
  16. иных целей, предусмотренных ФЗ-426, иными федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Этап 12.1: Ознакомление сотрудников с результатами СОУТ

В течение 30 календарных дней с даты утверждения отчета работник должен ознакомиться с результатами проведения СОУТ. Ознакомьте каждого сотрудника с его картой спецоценки, с итоговым классом условий его труда. Под картой ему необходимо поставить подпись и текущую дату, его фамилия в карту уже внесена.

Если сотрудник находится в отпуске, в декрете, на больничном, в длительной командировке?

Законодатель предусмотрел, что если сотрудник отсутствует на рабочем месте по данным основаниям или находится на междувахтовом отдыхе, для него 30-дневный срок ознакомления с условиями труда будет исчисляться с даты выхода на рабочее место. Поэтому совершенно необязательно приглашать таких сотрудников отдельно для ознакомления с картами.

Нужно ли, чтобы даты ознакомления были в хронологическом порядке, фамилии сотрудников в картах – в алфавитном? Нужно ли, чтобы сотрудники ставили одну и ту же дату ознакомления?

Нет, не нужно.

Что, если ко дню ознакомления с картой СОУТ сотрудник больше не работает?

Напротив его фамилии напишите «уволен», укажите дату увольнения и реквизиты приказа.

Как быть с новыми сотрудниками, принятыми на данное рабочее место?

Нового сотрудника нужно ознакомить с условиями труда, а в пустой строке под картой спецоценки рабочего места он должен написать свои ФИО, поставить подпись и текущую дату.

СНИЛС нового сотрудника в карту спецоценки вписывать не нужно! Страховой номер вносится в карту только при проведении следующей СОУТ

Этап 12.2: Размещение результатов на вашем официальном сайте

Если у вас есть официальный сайт, на нем в течение тех же 30 календарных дней с даты утверждения отчета нужно разместить информацию о рабочих местах, на которых проведена спецоценка, установленных классах (подклассах) условий труда и перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников.

Этап 12.3: Подача декларации в государственную инспекцию труда

Вы декларируете в ГИТ соответствие условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Для этого законом предусмотрено 30 рабочих дней с даты утверждения отчета – 6 недель. Декларацию рекомендуем подавать не раньше, чем вы получили уведомление о выгрузке вашего отчета во ФГИС СОУТ.

Как составить декларацию?

Специалист ООО «Эксперт Экология» сделает это за вас. Обычно проект декларации в электронном виде отправляется заказчику в ответ на письмо со скан-копией подписанного титульного листа отчета. Когда вы будете готовы подавать декларацию, достаточно будет распечатать ее, поставить дату подачи/направления, подписать руководителем и поставить печать. Если есть необходимость составить декларацию лично, вот образец.

Какие рабочие места декларировать?

Опять же, если проект декларации вам предоставит наш специалист, ничего не правьте. Если вы самостоятельно вносите рабочие места в декларацию, берите перечень рабочих мест, на которых была проведена СОУТ, и:

  1. «вычеркивайте» все рабочие места с классом условий труда 3.1-3.4 по результатам только что прошедшей спецоценки;
  2. «вычеркивайте» все рабочие места с классом условий труда 3.1-3.4, 4 по результатам предыдущей спецоценки

Даже если на рабочем месте только что выведен 2 (допустимый) класс условий труда, но по предыдущей СОУТ (АРМ) была вредность (классы 3.1-3.4, 4), такие рабочие места в декларацию не вносятся!

  1. «вычеркивайте» все рабочие места, для которых предусмотрена пенсия по ФЗ-400 «О страховых пенсиях» ст. 30, подзаконным актам к ст. 30 и по «спискам вредности» 1, 2 («списки производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях») независимо от выведенного в только что прошедшей СОУТ класса условий труда
  2. «вычеркивайте» все рабочие места, которым до проведения текущей спецоценки вы предоставляли гарантии и компенсации ЗА ВРЕДНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДА (а не за что-то другое) по Постановлению № 298/П-22 от 25.10.1974 г. или по коллективному договору, в котором прямо указано, что они даются именно за вредные условия труда.

Все оставшиеся рабочие места декларируем!

Куда и как подавать декларацию?

Существует три способа подачи декларации:

1) привести декларацию лично в ГИТ по адресу г. Пермь, ул. Советская, 39, каб. 21 — в этом случае нужно предоставить 2 экземпляра декларации с сопроводительным письмом (один экземпляр декларации останется в ГИТ, второй экземпляр вам вернут с отметкой о принятии декларации (его нужно хранить с документами по СОУТ), также необходимо иметь при себе копию титульного листа отчета и сводной ведомости.

    Телефон ГИТ для справок по приему декларации: (342) 212 25 90

    График приема деклараций по СОУТ:

  • ПН 14:00-17:00
  • ВТ 9:00-13:00
  • СР 14:00-17:00
  • ЧТ 9:00-13:00
  • ПТ не приёмный день

2) отправить по почте по адресу 614000, г. Пермь, ул. Советская, 39, — с описью вложения и уведомлением о вручении; необходимо приложить скан-копии титульного листа отчета и сводной ведомости.

3) заполнить электронную форму декларации на сайте Федеральной службы по труду и занятости Роструд либо с прикреплением сертификата ЭЦП, либо с онлайн-подписанием (плагин КриптоПро).

Ну что ж, спецоценка завершена. В дальнейшем ответственным лицам нужно отслеживать три момента:

1. Своевременное и в полном объеме применение результатов СОУТ отделом кадров, бухгалтерией, руководителями структурных подразделений и самими работниками.

2. После исполнения мероприятия по улучшению условий труда нужно ставить в перечень мероприятий отметку о выполнении.

3. Время от времени обращаться к Этапу 1 для определения необходимости проведения внеплановой спецоценки.